Los Programas trabajos no solamente se elaboran una vez adjudicado un Proyecto, sino que en algunos casos también es necesario elaborarlos para añadirlos a la oferta previa a la adjudicación del Proyecto. Y me parece interesante considerar este tipo de programa de trabajos: Así podemos diferenciar entre el programa de trabajos en la fase de oferta y en la fase de ejecución.
En la Fase de oferta:
Debemos conocer los Requisitos de la solicitud de oferta,
• Pliegos de Cláusulas Administrativas Particulares en los casos de contratos públicos con referencia al Reglamento de contratación donde recoge el contenido del programa de trabajos.
• Proyectos internacionales, donde se detecta la influencia de modelos de gestión de proyectos como los recogidos en la PMBoK®
• Cliente particular que mantiene los requisitos contratos públicos o su experiencia en gestión de proyectos.
• Bases de Convocatorias de ayudas o subvenciones de Proyectos
En la Fase de ejecución del Proyectos Adjudicado:
El programa de trabajos es una herramienta para la ejecución del Proyecto con éxito. Y que podrá ser distinto en función según metodología empleada, por ejemplo en la ejecución de un proyecto de construcción será distinto si se aplica Last Planner System o no, Tampoco será lo mismo si se emplean metodologías agiles, etc.
Hoy voy a centrarme en el Programa de trabajos en la Fase de Oferta.
Y la razón es: que mientras el sistema de gestionar la ejecución de un Proyecto es particular de cada organización y lo elige cada una según su tamaño, recursos, experiencia, etc .
El Programa de trabajos a presentar en una oferta está fijado por las exigencias del cliente en su petición de oferta, y por los modelos de programas de trabajo que puedan presentar las empresas competidoras.
Quien tiene que valorar una oferta con un programa de trabajos completo y detallado, percibe un alto grado de compromiso del ofertante, que ha dedicado tiempo a estudiar a fondo el proyecto, que conoce los trabajos a realizar y es de esperar, que los aspectos de plazo y precio estarán justificados. Y me atrevería a decir que también habrá considerado los posibles riegos, y garantizado la calidad del proyecto.
¿Cómo debe ser el programa de trabajos?
En los Requisitos de la solicitud de oferta o Bases de la convocatoria se recogerá la documentación a presentar:
• Documentación informativa del ofertante, suele ser de carácter administrativo, informativo, presentación, etc. para conocer la organización ofertante.
• Oferta económica, donde se especifica el compromiso económico del ofertante para llevar a cabo el Proyecto.
• Documentación Técnica, donde uno de los apartados es el Programa de trabajos.
El Articulo 144 del Reglamento de contratación recoge lo que debe incluir el programa de trabajos a presentar por el “contratista”
a) Ordenación en partes o clases de obra de las unidades que integran el proyecto, con expresión de sus mediciones.
b) Determinación de los medios necesarios, tales como personal, instalaciones, equipo y materiales, con expresión de sus rendimientos medios.
c) Estimación en días de los plazos de ejecución de las diversas obras u operaciones preparatorias, equipo e instalaciones y de los de ejecución de las diversas partes o unidades de obra.
d) Valoración mensual y acumulada de la obra programada, sobre la base de las obras u operaciones preparatorias, equipo e instalaciones y partes o unidades de obra a precios unitarios.
e) Diagrama de las diversas actividades o trabajos
Esto que es lo que pide el Reglamento se suele quedar normalmente en un diagrama de barras hecha con Excel con los importes en las columnas de los periodos de tiempo.
También se suele añadir a estos requisitos que las fechas de ejecución de las tareas se obtengan “ mediante la resolución de una red de relación de precedencias entre las tareas del proyecto” y que se identifiquen las “ tareas críticas del Proyecto”.
En otro tipo de proyectos. Como por ejemplo los Proyectos de Investigación e Innovación del Programa HORIZON 2020 de la Unión Europea en las plantillas propuestas para la presentación de la documentación, se un apartado para el Programa de trabajos.
3.Implementación
3.1 Plan de trabajo – Paquetes de trabajo, entregables,
Indique lo siguiente:
• breve presentación de la estructura general del plan de trabajos;
• calendario de los distintos paquetes de trabajo y sus componentes (diagrama de Gantt o similar);
• Descripción detallada del trabajo, es decir .:
o una descripción de cada paquete de trabajo (Tabla 3.1a);
o una lista de los paquetes de trabajo (tabla 3.1b);
o una lista de los principales productos entregables (cuadro 3.1c);
• Presentación gráfica de los componentes que muestra la forma en que se relacionan entre sí (diagrama PERT o similar).
………………………
3.4 Los recursos que se asignen
Proporcione lo siguiente:
• una tabla que muestra el número de meses / persona requerida (tabla 3.4 a)
• una tabla que muestra «otros gastos directos» (Tabla 3.4b)
Aquí habla de paquetes de trabajo y entregables, con el mismo significado que el propuesto en el PMBoK®. La planificación no desciende a nivel de tareas, quedando a nivel de paquetes de trabajo. La Plantilla recoge una serie de formatos de tablas en las que se presenta cada uno de los puntos solicitados.
A la vista de lo solicitado en estos ámbitos tan distintos, se puede apreciar que el programa de trabajos tiene muchas cuestiones en común y que coinciden con algunos de los procesos del citado PMBoK®:
5.4 Crear la EDT/WBS
6.2 Definir las Actividades
6.3 Secuenciar las Actividades
6.4 Estimar los Recursos de las Actividades
6.5 Estimar la Duración de las Actividades
6.6 Desarrollar el Cronograma
Y por tanto podemos concluir que el contenido del programa de trabajos está claramente definido y que cuando en una petición de oferta se solicita que se presente un programa de trabajos todos los concurrentes han de entender y presentar contenidos muy similares.
Por eso en el momento de ser valorada nuestra oferta por el órgano evaluador, esta debe ser tan completa y coherente como el resto de las ofertas competidoras presentadas.
Y para ello conviene contar con personal especializado para la elaboración de los programas que acompañen a las ofertas, pues aunque el programa no sea una causa suficiente, si es una causa necesaria para que la oferta resulte exitosa.
