Con este mismo título en internet se encuentran másteres y cursos especializados de sesudos contenidos. Sin embargo, lo que yo voy a contar está más a ras de tierra, acorde con mi formación de Ingeniero de caminos y PMP®. Es un resumen de lo que les cuento a los alumnos de la Dra. María Camino Barcenilla en los seminarios profesionales de la Facultad de Filosofía y Letras de la Universidad de Navarra, a los que tengo la suerte de ser invitado.
Lo primero: ¿Qué es un Proyecto? : Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. (Según la guía PMBoK®)
Es temporal: tiene un principio y un final definidos. Finaliza porque se alcanzan los objetivos, o porque éstos no pueden ser alcanzados, o no existe la necesidad que dio origen, o el cliente o patrocinador decide finalizarlo.
Tiene un resultado concreto y único. No da un trabajo permanente, ni procesos repetitivos. Se dan incertidumbres en lo que el proyecto genera, porque los miembros del equipo realizan actividades nuevas que no han realizado antes y por tanto necesita mayor dedicación que un trabajo rutinario.
Estas ideas sacadas de la guía PMBoK® se ven claramente en lo que es el montaje de una obra de teatro, una exposición, un concierto, etc. que tienen una fecha de estreno o apertura fijas. Una vez estrenada la obra el realizar día tras día la representación o el concierto, es repetir lo estrenado, y me atrevo a decir que, esto está más cerca de los procesos operativos que de los proyectos.
Un punto importante en la gestión de los proyectos son los Interesados, y en los proyectos culturales esto es muy importante. A la pregunta de ¿Quién es el cliente? al principio casi siempre se contesta que es el espectador. Sin embargo luego queda claro que no lo es, no es quien realiza el encargo ni es quien paga. Hay que identificar claramente quien el promotor del proyecto: la Administración, un empresario, etc. El publico si está claro que es unos de los interesados que mas hay que cuidar, pues parte del éxito del proyecto lo deciden ellos. Es necesario como recoge la guía PMBoK “ identificar a las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto, para analizar las expectativos de los interesados y su impacto en el proyecto,..” y añade un poco más adelante “La gestión de los interesados también se centra en la comunicación continua con los interesados para comprender sus necesidades y expectativas,” pone especial relieve en las comunicaciones. Que una acto cultural se anuncie adecuadamente y posteriormente tenga buenas críticas, es determinante para su éxito, por ejemplo una mala gestión con la prensa puede ocurrir que un evento cultural de calidad pase desapercibido por escasa repercusión en los medios.
El Alcance del Proyecto. Recopilar requisitos. Hay tener todos los requisitos bien identificados. Los proyectos culturales difícilmente pueden tener retraso, porque la fecha de estreno se fija con bastante antelación, hay grupos de gira que no tiene fechas libres y la publicidad y disposición de medios se programan para fechas fijadas. Por eso hay que evitar el incumplimiento de cualquier requisito porque no hay plazo de rectificación.
Los requisitos técnicos de los grupos son muy importantes, no sería la primera vez que el montaje de la obra de teatro no cabe en el escenario previsto, o que no cabe la orquesta o el deficiente sistema de seguridad no permite realizar una exposición de costosas piezas. Y esto sin contar con los “caprichos” de los divos o peticiones extrañas de camerino.
Alrededor de un proyecto cultural hay muchas personas trabajando que no artistas, son técnicos, electricistas, montadores, prensa, administrativos, etc. Por eso es necesario tener identificado claramente todos los entregables que deben elaborar en el proyecto, y que es el objetivo de la Estructura de Desglose de Trabajos (EDT). Este proceso tan importante en la Dirección de Proyectos, mantiene toda su prominencia en el caso particular de los Proyectos Culturales.
No se puede suspender el estreno porque no se ha cumplido el plazo de proyecto. La fecha está fijada con mucha antelación, se trata de pues de proyectos que se programan a partir de la fecha de fin de proyecto, que es inamovible. Y los trabajos y actividades a realizar tienen grandes restricciones, no se puede hacer el montaje hasta que finalice el espectáculo anterior. Los ensayos llevan un estudio previo de los artistas y no siempre es posible reunirlos por los compromisos de cada uno. La Gestión del Tiempo está claro que puede resultar determinante en el éxito del proyecto. Y la Gestión del Coste no lo es menos tanto cuando la gestión es pública y el proyecto es financiado con una partida presupuestaria fija en su importe, y no son posibles desviaciones. Como si es gestión privada donde se está a expensas de las futuras recaudaciones que compensarán la inversión con el beneficio esperado.
Con todo lo expuesto anteriormente está claro existen eventos o condiciones inciertas que, de producirse tienen efecto positivo o negativo en uno o más objetivos del proyecto:¡RIESGOS!. Los conocidos-desconocidos como el cantante afónico, perdida o retraso de un vuelo, coincidencia del estreno con otro estreno en la misma ciudad, la final de futbol en la televisión, más público que el aforo, la lluvia en un espectáculo al aire libre, etc. Resulta imprescindible Identificar los Riesgos, realizar su Análisis y Planificar la Respuesta a los Riesgos. Tan variopintos como contratar un seguro o tener unos plásticos para cubrir las butacas por si llueve justo antes del espectáculo.
Como resumen los Proyectos Culturales que nos proporcionan alimento al espíritu, necesitan para que resulten exitosos algo tan material como las buenas prácticas de la Dirección de Proyectos.
