La secuencia seguida en la elaboración del programa de trabajos de un Proyecto es:
- Definir las actividades que forman parte de los paquetes de trabajo
- Secuenciar las actividades según su orden de ejecución
- Estimar la duración de las actividades
Y cuando asignamos las duraciones a la secuencia establecida el programa nos da unos plazos fuera de toda lógica y muy superiores a los que teníamos previstos. Y si se han añadido restricciones en algunas tareas o hitos podremos ver como hay una gran cantidad de actividades con holgura negativa.
No hay que desesperarse aunque casi todas las tareas sean críticas. Tenemos que “desarrollar el cronograma”
Para poder ver la holgura de cada actividad yo aconsejo añadir la columna “Margen de demora total”, e incluso lo añado como texto a la derecha de las actividades
Los pasos para “desarrollar el cronograma” son los siguientes:
1. Filtrar las actividades de menor Margen de demora Total
En la columna que hemos añadido filtramos las tareas que tienen el menor margen de demora: 0 días para el caso de que no se hayan introducido restricciones de fecha a las actividades, o un número negativo para el caso de que si las haya.
2. Buscamos las tareas con relación de precedencia Fin-Comienzo
En estas tareas debemos fijarnos, si realmente es necesario tener totalmente finalizada la primera tarea para comenzar la siguiente o es posible solapar la ejecución de estas tareas.
3. Solape de ejecución de las actividades
De entre las actividades que son posible solapar debemos elegir qué tipo de solape elegir:
- Comienzo-comienzo. Cuando la tarea sucesora tenga una duración superior a la predecesora
- Fin-fin. Cuando la tarea sucesora tenga una duración inferior a la predecesora
La explicación de estos criterios la podemos encontrar en están en ¿Qué relaciones entre actividades utilizar para secuenciar las actividades del programa de trabajos?
Veremos como el margen de holgura va subiendo cada vez que hacemos un solape, hasta que algunas tareas dejan de críticas o de tener el mismo margen de demora, esto es señal de que el camino crítico ha cambiado.
4. Buscar el nuevo camino crítico
Volvemos a hacer lo señalado en el paso 1 y repetimos los pasos reiteradamente hasta que consigamos encajar.
Es importante recordar que al solapar tareas se incrementan los riesgos del proyecto, y que no podemos solapar indefinidamente tareas, para las que no se disponga de sitio físico para ejecutarlas.
5. Incrementar los recursos
Si después de haber hecho varios ciclos no conseguimos encajar el Proyecto en el plazo previsto, o queremos reducir el plazo, sin posibilidad de más solape de actividades, deberemos pensar en aumentar los recursos, para disminuir la duración de las tareas.
Al incrementar los recursos asignados a una actividad, la duración disminuirá en relación inversa. Si ponemos doble equipo, la duración disminuirá a la mitad.
Se debe empezar por las actividades de mayor duración, porque son donde mayor disminución se puede obtener.
Al incrementar los recursos y disminuir la duración es muy posible que esta tarea deje de ser crítica y el camino crítico vuelva a cambiar de sitio, pudiéndose incorporar tareas que antes no estaban. En este caso podemos volver al punto 1 y volver a realizar iteraciones que nos disminuyan la duración total del Proyecto.
6. Equilibrado asignación de recursos
Una vez hayamos conseguido encajar el programa en el plazo previsto, las tareas del camino crítico tendrán de margen de demora toral 0 días, y seguirán siendo las que marcan la duración del Proyecto.
Y si nos fijamos en los recursos habrá algunos de ellos que estén sobreasignados y al filtrar y fijarnos con detalle en las actividades y sus holguras, se nos abre el camino a optimizar estas necesidades jugando con las relaciones entre actividades y sus holguras
Si nos fijamos en las actividades de mayor holgura y los periodos en los que coincide con otras actividades, podemos añadir siempre posponiendo la que mayor holgura tenga de manera que se obtiene una distribución más homogénea de los trabajos, sin tener que disponer más equipos que los necesarios
En este caso hemos pasado de la necesidad de disponer en algún momento 4 equipos simultáneamente, a disponer 3 equipos más uniformemente, quedando las actividades relacionadas con holgura todavía, Las actividades con menor holgura no se tocan, solo se actúa sobre aquellas que disponen de margen de demora total suficiente.
Así se consigue disponer de un programa de trabajos encajado en el plazo previsto.
El proceso propuesto es igualmente válido para el ajuste del programa de trabajos tras realizar un seguimiento en el que los retrasos incurridos provocan el desvío de la fecha de finalización.
