MS-Project es una aplicación muy utilizada para la presentación del programa de trabajos. Os presento 6 detalles que creo ayudan a mejorar la percepción de quien tiene que analizar, utilizar, colaborar, etc. el programa de trabajos.
1. Calendario.
En fases de oferta o previas a la ejecución cuando no se conoce la fecha de inicio del proyecto, es normal establecer una escala de tiempo genérica en años, meses, semanas, etc.
En este caso conviene establecer como fecha de inicio una donde coincidan los inicios de las escalas. Para escalas de años-meses-semanas conviene que el proyecto inicie el 1 de enero lunes: como el 1/1/2007 ó 1/1/2018.
Para escalas menores de mes-semana, conviene que el proyecto inicie un día 1 lunes: 1/2/2016 ó 1/8/2016
Cuando la fecha está fijada o no estándolo, el plazo es muy restrictivo, conviene añadir en el calendario los días festivos del calendario laboral.
Esto es especialmente importante cuando el proyecto es posible se desarrolle en el mes de diciembre, Semana Santa, en fiestas locales o incluya periodos de vacaciones de la organización.
2. Relaciones entre actividades
Todas las tareas deberían tener al menos una predecesora y una sucesora, salvo la Tarea INICIAL que no tiene predecesora y la FINAL que no tiene sucesora.
Las Tareas Resumen no deberían relacionarse, solo las tareas.
En fases iniciales de Proyectos puede admitirse que se relacionen Tareas resumen que no sean de ejecución inmediata.
Una tarea que no está relacionada implica una malla de precedencia no cerrada, por lo que el cálculo de las holguras y camino crítico no será correcto.
3. Hitos comienzo, final e intermedios
Los requisitos del Proyecto en lo referente a plazo conviene marcarlos en la programación como hitos, de modo que queden claramente identificados y visibles en todo momento.
La fecha de estos hitos puede tener restricciones en función de que los requisitos sean contractuales de obligado cumplimiento, o solo informativos.
Cuando el proyecto tenga una fecha de finalización contractual, debe cuidarse que ninguna tarea finalice después de esta fecha.
4. Restricciones de las tareas
Solo las tareas o hitos con fechas contractuales fijas deben tener la restricción “Debe comenzar/ finalizar el”.
Estas restricciones no deben emplearse para colocar las tareas en una fecha en vez de relacionarlas con otras tareas.
Igualmente las restricciones “No comenzar……………” y “No finalizar ……….” Solo deben emplearse para recoger requisitos del proyecto.
La mayoría de las tareas deberían tener la restricción “Lo antes /más tarde posible” según el tipo de programación que se emplee.
5. Camino crítico
Conviene distinguir las tareas incluidas en el camino crítico, con un color distinto. El camino crítico debe ir desde la tarea INICIO hasta la tarea FINAL. No puede comenzar a mitad del Proyecto o finalizar antes de llegar al FINAL.
Las tareas críticas deben ser coherentes con lo intuido según la experiencia previa en proyectos similares. Si tareas accesorias resultan críticas y las que en otros proyectos lo fueron no lo son, conviene revisar las relaciones entre tareas y duraciones para cerciorarnos que es correcto.
Se debe indicar cuál es la holgura considerada para que una tarea sea crítica, 0 , 1 ó mas días.
6. Recursos
Si se asignan recursos, es necesario equilibrar su distribución y gestionar las sobreasignaciones. Conocer las holguras de las tareas con recursos sobreasignados ayuda a una mejor distribución de estos, estableciendo relaciones entre las tares.
Al establecer estas nuevas relaciones es posible que algunas tareas pasen a ser críticas. Y en los casos en los que no puedan establecerse nuevas relaciones habrá que prever incrementar los recursos a asignar.
Comparto lo indicado en el artículo, por otro lado hay una serie de parámetros que sistematizado su registro, el control de su evaluación son una herramienta eficaz de medir la sostenibilidad de lo programado en nuestro PM y asimismo colabora para tener sensibilidad del grado de eficacia y cumplimiento del Contract Management.
En honor a la brevedad entre otros parámetros, sugiero medir semana a semana, la cantidad de tareas iniciadas y el número de tareas concluidas, programadas, luego registrar respectivamente tareas efectivamente iniciadas y concluidas correspondiente al mismo lapso de tiempo, de forma de poder graficar ratio de tareas iniciadas pgm/ inicios efectivamente acontecidos, lo mismo con respecto a las tareas concluidas. Este parámetro da una idea palmaria de los atrasos incurridos tanto en el inicio como en la conclusión de tareas y el desvío a prorratear hacia adelante.
En el mismo sentido registrada la causal del desvio, se puede focalizar la medida correctiva a tomar a una seman máximo de la mora .
Hay otros conceptos de control pero el criterio es básicamente , cambiar la mirada del proyecto, es decir mirar para adelante del dia inicial al final de la obra o proyecto, no como es de costumbre, mirar el diagrama de barras , verificando las mora cuando estas ya han acontecido y los trabajos debieron estar concluidos con el agravante que para entonces se ha consumido el tiempo y seguramente un porcentaje importante de los recursos, se han hundido en un proceso moroso.
Existe otra parametrizacion de plazos netos y plazos de amortiguación , pero ello será objeto de otro comentario
Slds
Muchas gracias Andrés por tu comentario. Yo me había quedado en la presentación inicial del Programa de trabajos, para que todos los destinatarios puedan tener una mejor comprensión del mismo, tú vas mas allá, con el Proyecto ya en marcha, comparto contigo lo que dices.